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Comment arriver à gérer l’attente ?

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Quand vous attendez une urgence, le monde semble s’arrêter. Vous avez beau rafraîchir votre boite email, rien n’y fait, ce message important que vous attendez tarde à arriver. Vous êtes dans l’attente et perdez un temps loin d’être négligeable plutôt que de vaquer à d’autres occupations. Et pour cause, vous devez agir vite. Pourtant, d’autres manières de fonctionner existent et pourraient vous aider à mieux avancer. 

Mettre des signaux d’alertes

La meilleure manière de ne pas être dans l’attente reste de se mettre des signaux qui ne perturbent pas un de vos sens. Par exemple, vous pouvez mettre en place un signal sonore qui vous avertira quand vous recevez un email ou mieux un signal visuel qui vous évitera d’interrompre ce que vous êtes en train de faire. Vous pourrez alors, à l’aide d’une lecture rapide, savoir si vous avez reçu l’élément tant attendu ou s’il s’agit juste d’un perturbateur. Quand vous recevez le signal, ne vous précipitez pas et terminez ce que vous êtes en train de faire. Il ne sert à rien par exemple de vous interrompre au milieu d’une phrase. Vous n’y gagnerez que quelques secondes qui ne seront pas forcément utiles. 

Fractionner vos autres tâches

Ce n’est pas parce que vous ne remplissez pas une tâche dans son ensemble que cela ne vous permet pas de la commencer. Si une mission doit absolument être terminée (ou vous devez tout recommencer), mettez là de côté. De nombreuses autres vous attendent alors pourquoi ne pas en sélectionner une qui sera faisable et pour laquelle vous pourrez être interrompue. Fractionner vos tâches longues vous permettra de vous avancer en attendant votre email (par exemple) ou l’arrivée de votre coursier. Vous pourriez même arriver à finir certaines tâches avant la réception de la fameuse urgence. Face à une situation d’impuissance, il est courant de se mettre dans un état de stress et de se tourner les pouces. 

Répondre de la manière la plus complète possible

Souvent les messages urgents génèrent d’autres messages urgents afin d’obtenir des précisions. Lors de votre réponse, prenez le temps de bien poser toutes les questions que vous avez pour éviter de perdre du temps à attendre un nouvel email qui tarderait à venir. Vous devez être le plus précis possible dans vos réponses et questions pour éviter au maximum les allers-retours. Rien de pire que d’attendre une suite d’emails qui prendront autant de temps à arriver les uns que les autres. Vous ne récolterez aucun bénéfice à être dans la précipitation. Pire, vous pourriez agacer votre interlocuteur. 

Réalisez que vous n’y pouvez rien

Attendre devant votre boite email ne vous avancera à rien et vous ne gagnerez aucun temps alors autant mettre une horloge dans 5 ou 10 minutes plutôt que d’attendre que la réponse tant attendue arrive. Vous pourrez pendant ce temps progresser dans vos autres tâches. Si vous avez du mal à vous y mettre, réfléchissez 30 secondes à ce que cela vous apportera d’attendre… Vous n’y gagnerez rien et le temps d’attente peut rapidement se transformer en plusieurs dizaines minutes voire heures. Votre interlocuteur a lui-même d’autres tâches à exécuter et votre priorité n’est peut-être pas la sienne. 

Signifier l’urgence au besoin

Il est possible que votre interlocuteur ne réalise pas le degré d’urgence. Vous pouvez avec tact lui signaler que le délai est crucial pour vous. Il ne s’agit pas de lui montrer que vous êtes dans une situation de stress. A défaut, il pourrait bien vite vous dire que la tâche n’est pas réalisable dans les délais impartis. Vous devez paraître comme quelqu’un de sympathique et non dans l’urgence même si vous l’êtes. Il s’agit de donner envie à votre interlocuteur de vous placer en priorité et si possible de lui donner envie de vous faire plaisir. 

Banaliser l’urgence

Le problème de l’urgence reste qu’elle envahit le cerveau comme une nécessité impérative. Il suffit parfois de méditer sur le fait que si vous ne l’accomplissez pas dans la journée, vous n’aurez qu’un retard d’une journée supplémentaire. Il faut alors vous demander qu’elles seraient alors les conséquences qui ne sont souvent pas si dramatiques que cela. Dans tous les cas, il y aura rarement mort d’hommes donc autant ne pas vous précipiter et traiter vos autres tâches plutôt que de cumuler du retard à cause de la fameuse urgence. Vous pourriez rapidement avoir des conséquences plus néfastes à ne pas exécuter les autres qu’à gagner quelques minutes à réaliser celle-ci.  

Source : Dynamique Mag

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