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8 erreurs lors de la réalisation d’un événement

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La réussite d’un événement dépend souvent de sa préparation. Certaines erreurs peuvent être anticipées et doivent faire partie de votre to do list des semaines voire des mois à l’avance. S’il s’agit souvent de détails, ils peuvent vite vous gâcher votre événement et le faire passer d’une belle initiative à un échec cuisant. Zoom sur quelques zones à bien vérifier.

1/ Se tromper de lieu géographiquement

Il représente l’une des données les plus importantes de l’événement. Un lieu mal situé ou encore tout simplement en inadéquation avec le profil de vos participants peut rapidement mettre à mal votre événement. De nombreux éléments doivent être pris en compte et notamment l’accessibilité ainsi que les horaires si vous ne voulez pas vous retrouver avec une salle vide. Parfois un brin d’originalité suffit et vous n’avez pas forcément besoin d’y mettre des milliers d’euros. La difficulté demeure d’arbitrer en général lieu, prix, situation. 

2/ La salle en elle-même et son matériel

La taille de la salle est premièrement à regarder. Elle doit être adaptée à votre événement pour ne faire ni trop grande ni trop petite. Si sa taille est à prendre en compte, il faut surtout regarder le matériel qui est à votre disposition et dont vous aurez besoin comme des chaises, des micros ou encore des vidéos ou rétroprojecteur. Chaque détail a son importance et vous devrez faire attention à ce que tous les éléments marchent quitte à poser la question pour vérifier si les responsables du matériel ont vérifié leur fonctionnement. Un matériel qui ne fonctionne pas et toute votre organisation peut se transformer en désastre. Trop d’organisateurs ne vérifient pas le matériel en amont et se retrouvent confrontés à une difficulté de dernière minute. Les exemples où des vidéos ne se lancent pas ou encore où la présentation ne s’ouvre pas sont légions, sans compter les micros qui semblent fonctionner dans une salle sur deux. 

3/ Prendre en compte les prestataires et livraison

Souvent il est considéré une fois la commande passée que le tout est réglé. Mais avez-vous par exemple vérifié que la salle disposait d’une pièce pour chauffer des plats si vous souhaitez offrir du chaud ? Votre prestataire vous livre-t-il à la dernière minute ou bien en amont ? La salle vous laisse-t-elle l’accès si c’est en amont ? Dispose-t-elle de frigidaire ou autres éléments pour garder la nourriture au frais ? Si vos prestataires ne peuvent pas délivrer les prestations dans les conditions offertes par la salle vous risquez vite de vous retrouver dans l’embarras. Certains éléments comme la livraison sont donc particulièrement à vérifier avant de passer commande. N’hésitez pas à demander à votre prestataire tout ce dont il a besoin pour exécuter sa prestation et à vérifier que vous les avez bien inscrits dans votre prestation ou que la salle en dispose. 

4/ S’y prendre tard

Certes, il est vrai qu’en général 50% des participants ont tendance à commander leur place à la dernière minute pour être sûr de pouvoir participer à l’événement mais s’y prendre trop tard c’est déjà avoir une grande chance que votre salle soit réservée le jour de votre prestation et que toute votre recherche soit inutile. En dehors de sa situation géographique qui peut inciter ou non les participants à venir, c’est toute votre communication qui risque de tomber à l’eau. Il vous faut préparer celle-ci longtemps en amont de l’événement et même les coups suivants. Ce n’est pas le lendemain après l’événement qui peut se finir tard le soir que vous aurez forcément la force de vous lancer dans un emailing de remerciement. 

5/ Ne pas préparer vos interventions

Alors certes avec le métier, il devient souvent naturel que la prise de parole s’améliore. Cependant, bien connaître vos intervenants ou encore avoir préparé votre phrase d’accroche ou tout simplement avoir répété une fois au calme votre présentation peut améliorer significativement votre prestation surtout dans les phases de transition. Si parfois les intervenants s’avèrent parfaitement rôdés et que vous n’avez pas grand-chose à faire tellement ils brillent des détails peuvent vous permettre d’aller plus loin et de renforcer l’intérêt du public. Dans le cas où ils sont talentueux dans leur expertise mais où ils ont du mal parfois à s’exprimer, le fait de les avoir fait réfléchir en amont ou encore de leur avoir posé des questions avant leur intervention pourra vous aider à gérer cette situation difficile.

6/ Penser à tous les détails !

Qu’on parle de tickets pour le vestiaire, de scotch, de bouteilles d’eau ou encore tout simplement de stylos, ce sont tous les détails auxquels il vous fait penser et surtout anticiper tout le matériel dont vous aurez besoin sans ne rien exclure. Si vous ne vous êtes jamais retrouvé dans une situation ou vous n’aviez pas de ciseaux alors que vous en aviez besoin, vous n’êtes pas concerné mais dans le cas inverse, il vous faut visualiser chaque détail que ce soit au niveau des situations qui peuvent se produire ou du matériel. Un participant arrive et dit avoir payé ? Avez-vous pensé à la signalétique ? A la manière de l’accrocher ? A la manière dont vous allez vérifier les inscriptions notamment si elles sont nombreuses ou tardives ? 

7/ Négliger la sécurité

La sécurité d’un événement entraîne votre responsabilité. Il vous faut donc vous assurer que l’événement possède par exemple deux sorties ou par exemple que la sécurité ne soit pas menacée car vous avez un peu trop rempli votre salle. Prendre un risque relatif à la sécurité ne demeure pas une bonne option même si vous ne le réaliserez que plus tard ou en cas d’incidents (ce que nous ne vous espérons pas). 

8/ Oublier le debrief à chaud comme à froid

Après un événement, il est rare d’avoir spécialement envie de faire un débriefing. Cependant vos équipes vont avoir observé nombre de détails que vous n’allez pas forcément remarquer et qui vont permettre d’améliorer les futurs événements notamment si vous devez en réaliser d’autres. Prendre leur sentiment à chaud vous permet de noter et de retenir les éléments qui ont le plus gêné chaque personne à son poste. Vous pourrez anticiper les futures difficultés. Le prendre à froid ou encore réaliser un questionnaire de satisfaction peut vous permettre également d’améliorer vos événements. 

Source : Dynamique Mag

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